Erhvervsflytning og kontorflytning

En erhvervsflytning kan omfatte mere end transport af borde og stole. Inventar, IT-udstyr, arkiver, varer og arbejdsstationer skal registreres, pakkes og placeres korrekt, så virksomheden kan genoptage driften som planlagt.

Flytteogfragttilbud.dk kan bruges til at oprette blandt andet:

• Kontorflytning.
• Butiksflytning.
• Flytning af klinik eller behandlingslokaler.
• Flytning af lager og varebeholdning.
• Flytning af værksted eller mindre produktion.
• Intern flytning mellem afdelinger eller etager.
• Flytning til midlertidige lokaler.
• Flytning af enkelte arbejdsstationer eller afdelinger.
• Transport af inventar til opbevaring.
• Flytning mellem adresser i Danmark.

Oplys tydeligt, hvilke dele af opgaven flyttefirmaet skal udføre. Det kan eksempelvis være transport, bæring, emballering, mærkning, demontering, montering eller placering på den nye adresse.

Ydelserne er kun inkluderet, hvis de fremgår af det accepterede tilbud.

Et præcist tilbud kræver et samlet overblik over det, der skal flyttes. Opdel gerne inventaret i kategorier og angiv både antal, mål, vægt og særlige krav.

Kontormøbler og arbejdspladser

Beskriv:

• Skriveborde og hæve-sænkeborde.
• Kontorstole.
• Reoler, skabe og skuffemoduler.
• Mødeborde og konferencestole.
• Reception og fællesområder.
• Køkken- og kantineinventar.

IT-udstyr og elektronik

Oplys antal og type af:

• Computere og skærme.
• Printere og kopimaskiner.
• Servere og netværksudstyr.
• Telefoner og andet kommunikationsudstyr.
• Store skærme og møderumsudstyr.
• Specialudstyr med særlige transportkrav.

Arkiver, varer og øvrigt inventar

Medtag:

• Dokumenter og arkivkasser.
• Lager- og butiksvarer.
• Værktøj og reservedele.
• Udstillingsmaterialer og skilte.
• Maskiner og produktionsudstyr.
• Pengeskabe og andre tunge genstande.
• Inventar fra kælder, depot og lager.

Upload billeder eller en inventarliste. Ved større opgaver kan en oversigt pr. lokale, afdeling eller arbejdsstation gøre det lettere at beregne bilkapacitet, bemanding og tidsforbrug.

En erhvervsflytning bør have en tydelig tidsplan og faste kontaktpersoner. Målet er at begrænse unødvendig ventetid og sikre, at inventaret placeres rigtigt på den nye adresse.

Fastlæg tidsplanen

Oplys:

• Hvornår de nuværende lokaler kan tilgås.
• Hvornår de nye lokaler er klar.
• Om flytningen skal gennemføres samlet eller i etaper.
• Om bestemte afdelinger skal flyttes først.
• Om arbejdet ønskes udført uden for normal arbejdstid.
• Hvornår arbejdspladserne senest skal være klar.

Aften- eller weekendarbejde skal aftales med flyttefirmaet og kan påvirke prisen.

Udpeg kontaktpersoner

Der bør være en ansvarlig kontaktperson på både fraflytnings- og leveringsadressen. Kontaktpersonerne skal kunne træffe beslutninger og vise, hvor inventaret skal afhentes og placeres.

Brug en placeringsplan

Mærk kasser, møbler og arbejdsstationer med afdeling, medarbejder eller lokalenummer. Brug de samme betegnelser på en plantegning over de nye lokaler.

En klar placeringsplan kan reducere behovet for at flytte inventaret igen efter leveringen.

En erhvervsflytning kræver koordinering mellem flyttefirmaet, virksomhedens medarbejdere og de ansvarlige for begge bygninger. Undersøg derfor adgangsreglerne, inden tidsplanen fastlægges.

Afklar blandt andet:

• Hvornår flyttefirmaet må få adgang til lokalerne.
• Om vareelevator, læsserampe eller vareindgang skal reserveres.
• Om der kræves adgangskort, nøgler eller ledsagelse.
• Hvilke tidsrum der gælder for parkering og varelevering.
• Om gulve, vægge eller elevatorer skal beskyttes.
• Om medarbejdere, kunder eller andre virksomheder opholder sig i bygningen under flytningen.
• Hvem der godkender placeringen af inventaret på den nye adresse.

Servere, kopimaskiner, pengeskabe, maskiner og andet tungt eller følsomt inventar kan kræve særligt udstyr. Oplys derfor mål, vægt, placering og adgangsvej, og vedlæg billeder, inden tilbuddet afgives.

Aftal skriftligt, hvem der står for afmontering, emballering, transport og tilslutning af IT-udstyr. Tag sikkerhedskopier, og følg virksomhedens procedurer for personoplysninger, arkiver og fortrolige dokumenter.

Se vores pakke- og emballageguide samt guide til afhentning og levering.

Sørg for, at alle flyttefirmaer modtager den samme inventarliste, tidsplan og beskrivelse af de ønskede ydelser. Ellers kan tilbuddene ikke sammenlignes på et ensartet grundlag.

Kontrollér blandt andet:

• Om flytningen gennemføres samlet eller i aftalte etaper.
• Hvilke datoer og tidsrum tilbuddet omfatter.
• Antallet af medarbejdere, køretøjer og eventuelt specialudstyr.
• Om aften- eller weekendarbejde medfører tillæg.
• Om emballering, mærkning, demontering og montering er inkluderet.
• Om IT-udstyr, arkiver og specialinventar er omfattet.
• Om inventaret placeres efter virksomhedens lokale- eller afdelingsplan.
• Hvordan ventetid, forsinkelser og ændringer af opgaven beregnes.
• Om prisen er fast eller baseret på timeforbrug.
• Om priser og tillæg er angivet inklusive eller eksklusive moms.

Ansvarsfordelingen bør fremgå skriftligt af den accepterede løsning. Det gælder især adgang, parkering, nedpakning, IT-udstyr, beskyttelse af bygningen, placering og efterfølgende montering.

Hvis opgaven ændres, bør både ændringen og den eventuelle merpris godkendes, inden ekstraarbejdet udføres.

Inden virksomheden accepterer et tilbud, bør én ansvarlig person have mandat til at godkende pris, tidsplan og eventuelle ændringer. Del det accepterede tilbud og den endelige flytteplan med de relevante medarbejdere og kontaktpersoner.

På Flytteogfragttilbud.dk beskriver virksomheden opgaven én gang og kan modtage op til tre uforpligtende tilbud fra relevante flyttefirmaer. Den konkrete flytning udføres af det firma, virksomheden vælger, mens betalingen håndteres gennem platformen.

Betaling gennem platformen er ikke i sig selv en forsikring af virksomhedens inventar eller et eventuelt driftstab. Afklar derfor transportørens ansvar og behovet for særskilt dækning, især ved IT-udstyr, maskiner, varer og andet værdifuldt inventar.

Læs mere i vores guide om forsikring og ansvar ved transport.